Organisation & Transformation in the Digital Age
23 Dec 2013 876 hits

La Grande Réorg du Père Noël & CO!

Le père Noël passe au 2.0 lui aussi!

Incroyable ! Je viens de passer une année incroyable !! Je ne sais pas comment était la votre, mais en ce qui me concerne, quel programme !

Tout a commencé au sortir d’un de ces apéritifs de nouvelle année, en janvier 2013. Alors que je rentrais à pied faute de taxis disponibles, je suis abordé par un vieux monsieur. Un gentleman farmer à Paris. Avec sa barbe blanche, j’ai tout de suite pensé à l’image traditionnelle du patriarche. J’étais loin de me douter…

Quelques centaines de mètres plus loin, il m’avait expliqué que sa compagnie nécessitait une sérieuse remise à niveau, et qu’alors qu’il ne savait plus vers qui se tourner, on lui avait glissé mon nom. Nous convenons qu’il me recontactera rapidement pour avancer sur le projet. L’année s’annonce bien !

Arrête de croire au Père Noël !!

Quelques jours plus tard, je reçois la visite d’un tout petit monsieur à mon bureau, qui me donne une carte avec des indications pour me rendre dans un aéroport privé aux alentours de Paris, et de prévoir des affaires chaudes. Intrigué, à ce stade je ne savais toujours pas de quelle compagnie il s’agissait, mais quand on vous offre un voyage pour aller discuter d’un problème, on ne refuse pas. J’avais bien compris qu’il s’agissait de réorganiser une compagnie industrielle ancienne, plutôt sclérosée. Quelques idées vagues à ce stade, mais bien évidemment rien de concluant.

Quelle ne fut pas ma surprise arrivé à l’aéroport quelques jours plus tard. En guise de jet privé je vois un attelage de rennes sur le tarmac, avec un traineau derrière…. Déconcerté, tout me passe par la tête en un instant : il s’agit d’une caméra cachée, une blague de mes amis, une décoration de Noël oubliée, mon avion va arriver… bref tout ce qu’il y a de plus rationnel, pour me permettre de reprendre pied et un semblant de contrôle. Mais non, j’ai du me rendre à l’évidence… C’était le traineau du Père Noël, et le vieux monsieur a l’allure de patriarche que j’avais croisé… c’était lui !

 

Des années de pragmatisme cartésien ont volé en éclat en un instant, et c’est tout penaud et ne sachant plus trop à quel saint me vouer que je pris place dans le traineau, fermement agrippé à mon sac de voyage comme s’il s’agissait d’une bouée de sauvetage, d’un élément qui me rattachait encore à une rationalité que je venais de perdre.

A ce stade de la lecture, je sais que certains d’entre vous vont décrocher…. Encore un qui croit au Père Noël. Et pourtant….

La mission

Je crois que j’ai commencé à retoucher terre une fois arrivé au Groenland. On me décharge, me pousse, porte mes affaires, m’entraîne vers une chambre dont la porte bientôt se ferme, me laissant pour toute compagnie une tasse de thé, dont seuls les anglais peuvent comprendre les vertus réparatrices.

Une fois l’effet de surprise passé, je me décide à sortir de ma tanière pour aller explorer. Je crois que mes yeux n’ont arrêté de ciller de deux jours tant ce que j’ai découvert me paraissait… incroyable. Non seulement, le Père Noël existe, mais ce qu’il me demande n’est rien moins que de m’occuper de sa Grande Réorganisation !

 

Au travail : Diagnostic et Analyse de la situation

Je passe au travail dès le lendemain, et commence comme il se doit par une première phase d’analyse. La Chaîne de Valeur du Père Noël & Co est simple, une analyse rapide permet de la décrire comme suit :

 

Et cette organisation, que je croyais rodée et à toute épreuve souffrait de problèmes insoupçonnables, tant les équipes faisaient tout pour que les livraisons arrivent le jour dit, à l’heure dite, et que les enfants trouvent tous leurs cadeaux le 25 au matin… Nous avons donc d’abord procédé à une grande revue interne, afin de déterminer quels étaient les points qui posaient soucis. Conduite d’interview, groupes de travail, séminaire collaboratif, très rapidement nous eûmes une idée claire des problèmes qu’il nous faudrait résoudre.

 

D’une façon générale tout le monde convenait que l’organisation était vieille, les postes de travail mal adaptés, et qu’il faudrait se mettre à jour, au moins pour ce concerne l’adoption des technologies digitales. La réception et traitement des commandes était devenue inefficace,  et nécessitait de fastidieux travaux de recherche sur internet pour être enfin exploitable.

Par ailleurs, la production souffrait de problèmes d’ergonomie de la chaine qu’il fallait résoudre, ainsi que de qualification de la force de travail. L’emballage était peu efficace, souffrait de trop de défauts (que de paquets mal ficelés, mal étiquetés…). Enfin la livraison pour efficace qu’elle soit ne pouvait reposer que sur le Père Noël et ses rennes. Et si la solution retenue par le Père noël est écologique, ses rennes ont besoin de distance pour se poser et décoller ce qui pose des problèmes d’accès dans les zones reculées. Sans parler de la chaleur des déserts dont le moins qu’on puisse dire est qu’ils ne s’y sont jamais fait, ce qui a pour effet de causer une perte d’efficacité dans les livraisons de cadeau des zones subtropicales.

D’une manière plus générale, il aurait aussi fallu adopter une attitude plus ouverte, et communiquer plus amplement sur les valeurs de l’entreprise familiale, dont on sait à quel point elles remportent l’adhésion des clients : famille, fraternité, joie, amour, partage…

Le Programme de Transformation

Sans entrer trop dans le détail de cette année de travail, je suis quand même fier d’annoncer les sujets sur lesquels nous avons avancé en priorité à la suite de l’analyse que nous avons faite de la situation.

Tout d’abord en ce qui concerne la gestion des commandes :

Accord avec Amazon pour co-développer une solution qui permette de faire le lien automatiquement entre l’url et l’objet. Il s’agit d’une plateforme qui décrypte automatiquement les urls dans les commandes et qui permet de déclencher automatiquement la production des cadeaux. Ce faisant, nous avons réduit les erreurs, et les fées peuvent aujourd’hui se concentrer sur l’évaluation du comportement des enfants, et non plus sur la compréhension de leurs demandes. Cette revalorisation de leur rôle les comble, et nous avons noté que les évaluations sont sensiblement plus favorables ces derniers temps. Les enfants auront plus de cadeaux….

Ensuite, nous nous sommes attaqués au cœur du problème : la production.

La multiplicité des cadeaux à produire nous a contraints de revenir en arrière sur un choix que nous avions fait. Nous voulions privilégier la transversalité des équipes, et c’est pourquoi des lutins étaient affectés sur toutes les lignes, quels que soient les cadeaux produits. Hors l’arrivée des écrans 50 pouces les avait contraints à travailler en équipes de 4, pour une question de poids. Nous avons donc résolu de spécialiser les lignes de production par poids de cadeau. L’embauche d’une équipe de trolls au chômage technique depuis le Seigneur des Anneaux nous a permis de créer une ligne spécifique pour les colis de plus de 15kgs, tout en bénéficiant des aides gouvernementales accordées dans le cadre de l’embauche de chômeurs longue durée.

 

Par ailleurs, l’explosion des tablettes et autres pads présentait une opportunité que nous avons su saisir. Comme il fallait former les trolls à l’emballage des écrans plats, un lutin eut l’idée de génie de demander l’aide des marmottes Milka, spécialisées dans les emballages rectangulaires. Du coup, ni une ni deux, nous avons aussi crée une ligne spécifique pour les tablettes, dont s’occupent les marmottes. Comme elles sont au chômage technique en hiver… bingo !

 

Et comme nous avions enlevé des attributions aux lutins, afin de leur compenser la perte de périmètre, nous avons mis en place un ‘parcours lutin d’entreprise’, avec évaluations régulières, formation aux nouvelles techniques de production et emballage, détection des talents pour créer des spécialistes es-cadeaux, création de groupes de travail innovants avec prix du meilleur projet… Ravis ! Ils sont ravis ! Pour une fois on les écoute et prend en compte leurs doléances.

Non pas que le Père Noël soit malveillant, bien au contraire. Juste un peu vieux jeu, un peu empêtré dans ses certitudes, un peu réticent à changer encore et encore…

Il a d’ailleurs fallu s’en occuper. J’ai accompagné le Père Noël, l’ai aidé à se réinventer et à se projeter dans son nouveau rôle de Père Noël  2.0. Plus jeune, dynamique, à l’écoute, qui capitalise sur son image pour renforcer l’image de son entreprise (et vice-versa), qui modernise son entreprise en en gardant l’âme intacte. Un mélange d’intemporalité et de modernisme… On garde le rouge Coca, mais on sort du contexte de leur Branding pour renforcer l'image du Père Noël en tant que tel, et on revient au vert d'origine en clin d'oeil historique

 

 

Pour finir, nous nous sommes attelés au dernier point de la chaîne : la livraison.

En dehors des soucis de piste pour les rennes, il faut bien avouer que ceux –ci étaient soumis à rude épreuve le 24 au soir. Afin de les décharger, il fut convenu qu’ils ne livreraient que les paquets de plus de 10 kgs. Pour les paquets entre 2,5 et 10 kgs, il fut décidé de faire appel à une population de lévriers émigrée au Groenland, et dont l’intégration posait problème. Un habit tout neuf plus tard, une feuille de route et les voilà en train de livrer.

 

Pour les colis de moins de 2,5 kgs, il fut décidé de creuser le partenariat avec Amazon, et de mettre à contribution leurs drones (si vous ne le saviez pas, nous avons cofinancé le programme de recherche)

Enfin, pour des questions d’économies d’énergie, et afin de passer  à un mode de production plus respectueux de l’environnement, nous avons décidé de produire notre propre électricité, en faisant venir des ingénieurs hamsters, spécialistes de la cogénération.

Père Noël & Co 2.0

Une grande année en vérité. Tous ces projets, alignés dans une même vision d’amélioration de la performance des équipes, cette nouvelle diversité créatrice, cette libération d’énergies, cette agilité gagnée…. Un grand moment de travail. Résultat des courses le 25 au matin !

Si nous avons bien travaillé, demain 24 au soir, tous les enfants du monde auront leur cadeau (et les parents, qui méritent aussi). Je ne peux pas croire que nous faillirons, je suis convaincu que nous remplirons les objectifs que nous nous sommes fixés, et ferons mieux qu’attendu. Déjà de nouvelles idées, de nouveaux projets fleurissent.

Et si l’année prochaine on fêtait Noël deux fois ? Et si les bonnes résolutions du 1er janvier pouvaient se répéter tous les jours ? Et si on utilisait des guépards pour les livraisons en Afrique ? Et si on faisait une campagne jumelée avec St Nicolas ?... Autant vous dire, 2014 s’annonce bien !

Bonnes fêtes à tous ! 

A propos de l'auteur

 

 

 

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